L’annuaire de consultation se présente sous la forme d’une application web contenant les personnes et les services d’une organisation ainsi que des informations associées (les sites, les agences, les bâtiments).
Les collaborateurs y effectuent des recherches pour récupérer des informations d’identité, de contact et de rôle dans l’organisation.

On parle de pages blanches (publication des personnes), de pages jaunes (l’organigramme des services) et parfois de pages vertes pour les téléphones.

Avec l’annuaire de consultation, les collaborateurs disposent d’une vue globale de l’entreprise, toujours à jour dans un monde qui évolue constamment et parfois drastiquement (réorganisations, achats et cessions d’activités).

Les échanges en sont facilités car chacun y retrouve les informations de contact de ses collègues : téléphone, adresse de messagerie, messagerie instantanée.
Cela permet de toucher non seulement les personnes que l’on connait, mais aussi de trouver de nouveaux interlocuteurs pour faire avancer les projets : en fonction de l’organigramme des services de l’entreprise ou par recherche de compétences.

Le RSE dispose souvent d’informations similaires, tout aussi utiles, parfois plus riches, mais l’annuaire a l’avantage de la fiabilité de l’information, là où le RSE repose sur le volontariat de chacun de remplir sa fiche personnelle.

L’annuaire de consultation est aussi un outil précieux pour la direction générale, qui a une photographie précise de l’entreprise, et pour ceux qui s’occupent de la communication interne qui en extraient des listes de personnes cibles pour leurs campagnes.

Les modules tout faits des solutions de [gestion des identités] ou des intranets ont du mal à répondre au besoin d’annuaire de consultation. Ils offrent une interface générique qui a du mal à cadrer avec le contexte particulier de chaque organisation.

Les annuaires de consultation parviennent au maximum de leur potentiel lorsqu’ils collent au plus prêt des habitudes des collaborateurs et de la culture de l’entreprise.
Ils sont aussi intégrés d’une manière ou d’une autre à l’intranet ou maintenant à la digital workplace pour un accès facilité. On se rend compte d’ailleurs souvent que l’annuaire est le service le plus fréquenté des intranets.

Pour Aduneo, l’annuaire de consultation n’est pas un sous-produit de la gestion des identités, mais bien un service essentiel qui doit être traité comme tel.

Il n’est pas une extraction de l’annuaire de comptes, avec uniquement les relations hiérarchiques entre personnes. Pour être pleinement utilisé, il doit être riche de l’organigramme des services, des sites et des autres objets pertinents du contexte de l’entreprise.

Pour que sa consultation soit familière aux collaborateurs, on doit y retrouver les différents codes et particularismes de l’entreprise. Pour cette raison certains se tournent vers le développement propriétaire, mais qui a du mal à couvrir avec efficacité un spectre fonctionnel complexe (recherche intuitive). On préférera des solutions du marché, qui se présentent souvent sous la forme d’une plateforme sur laquelle on peut construire une solution particulière.

Lors de sa constitution, on s’aperçoit souvent qu’il n’existe pas dans l’entreprise de réel référentiel des services opérationnels. Les ressources humaines ont encore souvent une vision administrative et parcellaire qui ne reflète qu’imparfaitement la réalité. Le référentiel des identités intègre alors le référentiel des services, avec toutes les facilités de sa gestion, et en particulier la préparation des réorganisations par des simulations.

La notion de référentiel peut ne pas sembler neuve, elle est pourtant d’actualité. Par définition, le référentiel doit contenir une information fiable. Lorsque les applications s’y adossent pour leurs règles de gestion et ouvrir des droits, il n’est pas envisageable d’avoir des doutes. Il est indispensable de suivre minutieusement le cycle de vie des objets contenus, et pour cela de passer en revue ou d’établir les processus organisationnels pour y parvenir.

Le référentiel modélise le contexte de l’entreprise avec fidélité et avec efficacité. Il doit à la fois tenir compte de la complexité, comme les appartenances multiples aux services ou la possibilité d’occuper plusieurs bureaux, mais aussi répondre aux impératifs des applications qui ont des capacités limitées. Certaines n’acceptent par exemple qu’une localisation géographique alors que des personnes sont parfois présentes sur plusieurs sites.

Finalement, le référentiel contient des identités, et non des comptes. La différence entre les deux notions est primordiale. Il arrive qu’une même personne détienne plusieurs comptes (un compte personnel et un compte administratif par exemple).